業務効率UP！職場の整理整頓の効果と手順を徹底解説

職場が整理整頓・5Sがしっかりされていると、業務効率がアップします。

職場の整理整頓・5Sの目的

物の置き場を適切に再配置したうえで、働く人の快適な環境を作ること。

「片づけは何のために行うのか？」「何の課題を解決するために片づけるのか？」を明確にして、片づけそのものが目的にならないように注意します。

職場の整理整頓・5Sの必要性

職場が整理整頓されていないと様々な問題が生じます。

探す時間のムダ

整理整頓を行うことで、必要な物や情報をすぐに見つけることができます。

逆に、物が散乱している状態だと、必要な物を探すのに時間がかかり、業務効率が低下してしまうため、仕事の進捗にも影響が出ます。

物をなくす危険性

職場が散らかっている状態だと、物がどこにあるのかわからなくなり、重要な書類や工具、機器などがをなくす可能性が高くなります。

在庫重複や期限切れによるロス

期限のある商品や材料の場合、期限切れになってしまうと、使えなくなってしまいます。

在庫の管理が行き届いていない場合、在庫が重複したり、期限切れになってしまうことがあります。

これによって、経費の無駄や業務効率の低下が生じることになります。

職場の整理整頓・5Sの効果

職場の整理整頓を行うと、職場環境が良くなるだけでなく、他にもプラスの効果が出てきます。

探し物をするムダな時間が減る

必要な時に必要な物をサッと取り出せることで、仕事以外の作業に時間も集中力を割く必要がなくなるため、メインの業務に集中できる時間が増えます。

業務の失敗やミスが減る

整理整頓をすることで、必要な物や情報がすぐに見つかるようになるため、業務中に生じる失敗やミスが減ります。

例えば、重要な書類やデータを見落としてしまったり、間違ったツールを使用してしまったりすることがなくなります。

在庫管理が楽になる

整理整頓をすることで、在庫の管理がしやすくなります。

必要な材料や商品がすぐに見つかるため、重複在庫や期限切れ在庫を把握しやすくなり、無駄な在庫を減らすことができます。

仕事の効率がアップする

整理整頓をすることで、物の配置が最適化され、仕事の流れがスムーズになります。

また、整理整頓によって、不要な物や作業を減らすことができるため、業務効率が向上します。

職場の整理整頓・5Sの手順

職場の整理整頓や5Sを実施するには、以下の流れで行います。

重要な物を的確に把握する

まずは職場にある物をすべて把握し、必要な物や重要な物を的確に把握します。

例えば、製造業の場合は、生産に必要な部品や機材、工具などが重要な物となります。

一方、オフィスの場合は、書類や資料、パソコンなどが重要な物となります。

このように、職場の特性や業務・作業内容に合わせて、重要な物を把握します。

不要な物を処分する

次に、職場に不要な物がないかチェックし、不要な物は邪魔になるだけでなく、スペースを圧迫したり、安全面でも問題を引き起こすことがあるため、廃棄、リサイクルなどの適切な方法で処分します。

残すものの重要度/使用頻度/廃棄期限から収納方法/収納場所を決定する

最後に、残す物については、重要度や使用頻度、廃棄期限などを考慮し、適切な収納方法や収納場所を決定します。

例えば、頻繁に使用する物は手の届きやすい場所に、使用頻度が低い物は出し入れしやすい場所に収納することが望ましいです。

また、廃棄期限がある物は、期限内に使用するための収納方法を選ぶ必要があります。

必要・不要の判断方法

難しいモノの必要・不要の判断は以下の流れで行います。

使用頻度でモノを分類する

モノは使用頻度で分類をします。

迷うモノは保留する

分類している際に迷うモノは保留します。

なぜなら、迷うと整理整頓の作業が滞ってしまうため。

保留したものは「１か月たっても使わなかったら捨てる」などと期限を決めます。

収納の決め方

収納の決め方は以下の通りです。

使う頻度の高い物を取り出しやすい場所に収納

使う頻度の高い物は取り出しやすい手の届く範囲に収納性します。

同船を考えて収納することで、作業の効率アップも期待できます。

重い物は下に軽い物は上に収納

ラクに/簡単に/安全にモノを取り出すために、重い物は下に軽い物はうえに収納します。

使う場所のそばに使うモノを収納

職場の場合は実施するのが難しい場合もありますが、基本的にモノは使う場所の近くに収納します。

使う場所の近くに収納することで、モノを取りに行く時間が短くなるため、作業の効率がアップします。

使うタイミングが同じモノは一緒に収納

また、使うタイミングが同じ場所は同じ場所に収納します。

収納場所にはラベリング

収納する場所が決まったらラベリングをするのがおすすめ。

モノの定位置がわかりやすくなるため、片づけしやすくなります。

オープンラック等、収納するモノの位置が変わる場合は、マグネットにラベルシールを貼ると、モノと一緒にラベルも移動できるので便利です。

モノの配置をマップ化

収納場所のラベリングが完了したら、物の配置を簡易的に示したマップを作成します。

マップは収納場所の入り口付近に掲示して、モノの収納場所の情報を共有することで、モノを探す時間を短くできます。

まとめ：職場環境を整えて作業の効率化

職場環境の整理整頓・5Sの方法でした。

仕事をする環境が整うと、業務や作業の効率がアップします。