初心者でもできる！プログラミングを使った業務の自動化

初心者でもVBAやPythonを用いて業務自動化ツールを作成したい

業務の中には、同じ動作を繰り返して行わなければならない作業が存在します。

生産性がなく成果につながらないにも関わらず、意外と時間がとられることもしばしば。

そんな繰り返しの業務は、VBAやPythonといったプログラミングツールで自動化してしまうのがおすすめ。

時間がかかっていた作業も一瞬で完了し、しかも人のようにケアレスミスも発生しません。

業務の自動化はVBAを利用する

業務の自動化におすすめのプログラミングはVBAです。

理由は、OfficeがインストールされているPCならすぐにプログラミングを実行できるから。

Pythonの場合はプログラミングを実行するための環境構築をする必要があり、職場の環境によっては導入が面倒だったり、時間がかかることがあるからです。

プログラミングの文法を理解する

初心者でもプログラミングを使って業務をお自動化できるようになるために必要なのが、プログラミング言語を一通り読めるようになること。

プログラミング初心者でもプログラミング言語を読めるようになるのに、おすすめなのが以下の書籍。

解説が丁寧でわかりやすいため、プログラミング学習の経験のない人でスラスラと読めるようになります。

少し理解が深まってきたら、Udemyの利用もおすすめです。

VBAを用いた業務自動化ツールの作成手順

業務の流れを棚卸する

業務を自動化する前に、まずは業務の棚卸を行います。

具体的には、業務内容や業務の流れを文章化します。

文章化することで、業務の中から自動化処理できる部分を洗いだすことができます。

業務の文章化とは【業務マニュアルを作成】することです。

業務マニュアルは雑務やルーティンワークの効率アップができる心強いツールになるので、業務効率を改善したい方はぜひ業務マニュアルの作成に取り組んでみてください。

業務マニュアルの作成方法は以下の記事をご参考ください。

自動化する作業を決定する

業務の流れの棚卸が終わったら、次は自動化する作業を決めます。

棚卸した業務の中から、VBAでも処理できる繰り返し作業をピックアップします。

自動化する作業の工程分解

ピックアップしたらさらに、その作業を最小単位の動作まで工程を分解していきます。

例えば、1か月の各取引先への納入記録の一覧表から、取引先ごとの請求書を作成し、ZIPファイルとして保存するVBAコードを作成したい場合、以下のように作業を分解できます。

さらに、取引先ごとのExcelシートの作成の作業は、さらに以下のように最小単位に作業を分解できます。

VBAを記述するExcelのマクロファイルを作成する

VBAはコードを記述するExcelのマクロファイルを用意して、Excelのマクロファイルで管理します

Excelのマクロファイルは拡張子を【.xlsm】にして保存してください。

拡張子をマクロ用に変更しないと、作成したマクロが保存されないのでご注意ください。

VBAコードを作成する

いよいよ実際に、業務を自動化するVBAのコードを作成していきます。

VBAコードは分解した最小単位の動作ごとに作っていきます。

VBAを記述しているExcelブックや元データ等は、操作やコードのミスにより、上書き保存や消去してしまう可能性があるため、必ず別の場所にバックアップを保存しておいたり、ONEDRIVE等に保存して復元できるようにしておきます。

まとめ：プログラミングで業務の自動化はかんたん

プログラミング初心者にとって、プログラミングは非常にハードルが高く感じられると思います。

でも、実はプログラミングはとても簡単。特にVBAやPythonはわかりやすい言語として有名です。

ちょっとしたコツさえつかめば、業務自動化ツールは作成できます。

プログラミングで業務を自動化して、仕事をしなくても成果が出るイージーモードにしましょう。