仕事の生産性を向上させるために必要なスキル：自分用マニュアルの作成術

仕事には意外と「業務以外の雑務や事務処理、業務に付随した名もなき作業が多い」

この直接の成果につながらない作業や雑務も効率的にミスなく進めないと「大切な仕事に時間をかけられない！」「ミスが多くて信頼が落ちる！」といった問題につながります。

業務以外の雑務や事務処理、業務に付随した間接作業をミスなく効率的にこなすための対策としておすすめなのが、「自分用マニュアル」を作成すること。

自分用の業務マニュアルを作成すれば、雑務や事務処理もマニュアルを見ながら進めればいいので、やり方を思い出す時間がなくなるため効率的になり、ミスも発生しにくくなります。

仕事で意外と多い雑務や事務処理のタスク

仕事を始めると感じるのは、意外と業務以外の雑務や事務処理、業務に付随した名もなき作業が多いこと。

この直接の成果につながらない作業や雑務も効率的にミスなく進めないと「大切な仕事に時間をかけられない！」「ミスが多くて信頼が落ちる！」といった問題につながります。

雑務や事務処理に時間をかける弊害

業務の時間は限られているため、このような成果につながらない作業に時間を取られてしまうと、大事なアウトプットに時間をさけずに、成果を出しにくくなります。

雑務や事務処理のミスは信用にも関わる

また、雑務だからといってないがしろにし、ミスが多いと、本人の信用問題にもつながります。

雑務や事務処理の効率化には「自分用マニュアル」を作成する

業務以外の雑務や事務処理、業務に付随した間接作業をミスなく効率的にこなすための対策としておすすめなのが、「自分用マニュアル」を作成すること。

自分用の業務マニュアルを作成して、マニュアルに沿って業務を遂行することで、仕事の効率がアップします。

自分用の業務マニュアルを作成するメリット

自分用の業務マニュアルを作成するメリットは実はたくさんあります。

業務を効率的に進められる

事務処理や雑務を行うときに「次は何しよう」と思い出しながら作業をすると、思い出したり。思い出したことで間違いないかかんがえる作業に時間が取られてしまいます。

マニュアル化しておけば、マニュアルに沿って業務を進めればいいので、業務効率がアップします。

また、思い出したり・確認する作業がなくなるので、思考への負荷も減ります。

ミスを減らせる

思い出したり確認しながら業務を進めると、うっかり忘れていたりとミスにもつながります。

事前に業務マニュアルを作成しておけば、曖昧な記憶に頼らないで済むがため、ケアレスミスを減らすことができます。

自業務を深く理解でき、業務改善にもつながる

業務マニュアル作成を通じて、自業務を文書化・可視化すると、業務の全体像や流れを把握しやすくなります。可視化された自業務を客観的に俯瞰的に見ることで、自業務の理解が深まるとともに、自業務の改善点が見えてくることもあります。

後輩や新入社員の教育や引継ぎ資料にも使える

作成した業務マニュアルは後輩や新入社員の教育や引継ぎ資料にも利用できます。

業務の自動化の準備にもなる

DXやRPAなどの業務自動化をする際に必要なのが、業務の見える化。

見える化した業務工程の中から、繰り返し作業やルーティンワークを自動化していきます。

業務マニュアルで業務の見える化ができるため、業務自動化の足掛かりにもなります。

自分用の業務マニュアルを作成するときのコツ・ポイント

自分用の業務マニュアルを作成するときのコツ・ポイントは以下の通りです。

業務を行いながら作成する

自分用業務マニュアルは業務を思い出しながら作成するのは、あまり効率的ではありません。（記憶力が良くて思い出せる人はOK）

可能ならマニュアル化したい業務を行っているときに平行してマニュアルを作成するのがおすすめ。

社内ルールは必ず明記する

業務でミスにつながりやすい社内ルールや慣習については必ず記載しておきます。

考えてもわからないことには時間を割かない

ミスや振り返りでの気づきも記載する

業務を進めていくうえで、ミスをしたり、こうした方がミスにつながりにくいといった気づきも、業務マニュアルに記載しておきます。

ルールや規定の項目も盛り込む

社内ルールや規定決めの会議中も決まった運用ルールでどんどん自分用マニュアルを作成しておくと、実運用時いスムーズに業務を進められます。

頻度の低い業務もマニュアルを作成する

滅多に行わない作業は、実際に取り掛かろうとすると、やり方を忘れていることも。

頻度の低い業務も業務を行った際にマニュアルを作成しておくのがおすすめです。

定型ルーティンワーク以外のクリエイティブな業務もマニュアル化する

事務処理や雑務のマニュアルを作成できて余裕がでてきたら、おすすめの次のステップは「クリエイティブな業務のマニュアルの作成」

クリエイティブな業務でも、例えば資料作成などは決まった思考プロセスの流れがあるはず。

そういったフローをマニュアルで可視化することで、クリエイティブな業務も効率化することができます。

自分用マニュアルの作成・管理方法

自分用マニュアルの作成・管理方法のおすすめは以下の通りです。

マニュアルの作成方法については、以下の投稿もご参照ください。

自分用マニュアルはWordがおすすめ

自分用マニュアルはWordで作成するのがおすすめです。

目次リンクや見出しが簡単に設定できるので、文章をガンガン打っていくだけで、見やすいマニュアルを作成できます。

自分用マニュアルは1か所のフォルダへ保存

作成した自分用マニュアルは1か所のフォルダに保存しておくのがおすすめ。

保存したフォルダはタスクバーにピン止めしておくと、すぐにアクセスできて便利。

初見でも作業できるくらいにわかりやすく記載する

事務処理や雑務は、始めてみた人でも作業ができるくらいに、解像度高くわかりやすく記載すると、何も考えずにマニュアルに沿って作業すればミスなくこなせるようになる、使い勝手のいいマニュアルになるのでおすすめ。

まとめ：自分用マニュアルで業務効率アップ

業務効率をアップさせる自分用マニュアル作成のメリットや作成のコツでした。

自分用マニュアルで仕事をラクしてサクサク進めていきましょう。